Circular nº 5/2018 - Novo Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD)
Vimos pela presente alertar os nossos estimados clientes, para as mudanças (que irão ser enormes) que este novo Regulamento Europeu nº 2016/679, irá fazer sentir em todas as empresas a partir de 25 de Maio de 2018.
Assim, todos os dados pessoais de todos os seus clientes particulares, fornecedores e colaboradores terão que ter um tratamento diferente do até agora, tornando todos esses elementos uma responsabilidade acrescida para as empresas que os usam.
Consideram-se dados pessoais toda a informação relativa a uma pessoa singular "identificada" ou "identificável", nomeadamente nome, nº de identificação, dados de localização, email, telefone, morada, elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.
Ou seja, toda a recolha de dados pessoais de pessoas singulares terão que ser recolhidos com uma justificação válida e acompanhada de um consentimento escrito e assinado pelos seus titulares de forma a ser possível demonstrar que os mesmos podem ser usados pela sua empresa.
Alertamos que todas as Bases de Dados e conjunto de e-mails reunidos ao longo de todos estes anos pelas empresas, terão que ser revistos e analisados, quer no que respeita à sua necessidade de uso, quer da garantia da sua segurança pela gerência e seus colaboradores.
Todas as empresas vão ter que conseguir registar detalhadamente todas as consultas aos dados pessoais que têm em sua posse, identificar o operador que os consultou e as datas em que as mesmas ocorreram, daí que aconselhamos vivamente todos os clientes a consultarem os seus informáticos no sentido de se adaptarem a esta Lei o mais rapidamente possível.
Assim, qualquer pessoa singular terá que conseguir pedir e receber os seus dados pessoais que tenha fornecido por algum motivo, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, assim como terá que conseguir exigir o apagamento dos seus dados e a sua eliminação total quer em formato papel quer em formato electrónico.
As empresas terão apenas 30 dias para responder a estes pedidos, tendo que conseguir demonstrar que os mesmos foram realizados com sucesso.
Outra grande novidade é o agravamento substancial das multas, o incumprimento deste Regulamento poderá ir até aos 20 milhões de euros.
Isto implicará novos procedimentos para as empresas e uma consequente mudança de mentalidade para todas as pessoas, pelo que, tendo plena consciência da falta de informação existente neste tema e a dificuldade que será a sua implementação ajudaremos em tudo o que nos for possível.